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Xiant Filer, das Outlook Plugin das ich immer gesucht habe.

08. Jul. 2009 von Robert Günther in Kommunikation, Produktivität

Das Arbeiten mit eMails in Outlook besteht im Großen und Ganzen aus drei wesentlichen Schritten: (1) eMail lesen, (2) eMail verstehen und verarbeiten und (3) eMail archivieren oder löschen. An dieser Stelle möchte ich mich besonders mit dem dritten Schritt beschäftigen und dabei speziell mit dem Archivieren.

Ein typischer Arbeitsschritt sieht bei mir so aus, dass ich eine eMail, nachdem sie gemäß PIFEM bereits vorsortiert und bearbeitet habe, aus meinem “erledigt” Suchordner in die entsprechenden Unterordner meines Archivs wegräume. Das ganze hat sich über die Zeit hinweg zu einer Freitag-Nachmittag Aufgabe entwickelt, da es doch recht eintönig und aufwendig war. Finde eMail von Kunde/ Projekt X, verschiebe sie in Ordner zu Kunde/ Projekt X, gehe über zur nächsten eMail. Bei etlichen hundert eMails kann das ganz schön nervig werden. Hier hilft der Xiant Filer.

Das Outlook Plugin packt sich als kleine Symbolleiste an den oberen Bildschirmrand, von wo aus die wichtigsten Funktionen gesteuert werden können.

Natürlich ist es auch möglich die Funktionen per Rechts-Klick auf eine Nachricht aufzurufen, sowie über das Menü beim Öffnen einer Nachricht.

Funktionsweise:
Das Schöne am Xiant Filer ist, dass man nach der Installation keine weiteren Einstellungen vornehmen muss. Das Plugin beginnt automatisch damit das Verhalten des Nutzers zu erlernen, merkt sich Order die zu eMails gehören und schlägt sie zum Archivieren vor. Je mehr Xiant Filer genutzt wird, desto präziser werden die Vorschläge. Nach nur 3 Tagen konnte das Programm bereits 80% meiner eMails den richtigen Archivordnern zuordnen.

Es ist außerdem möglich mit Xiant Filer sogenannte Hauptthemen (Topics) anzulegen, denen ihrerseits multiple eMail Konversationen zugeordnen werden können. So verliert man nicht mehr den Überblick über komplexe Diskussionen und Themen, an denen sich mehrere Personen über einen entsprechenden Zeitraum beteiligen.

Xiant selbst wurde von einem kleinen Team unter Leitung von Paul G. Allen entwickelt, letzter dürfte einigen als Co-Founder von Microsoft bekannt sein. Von der Homepage:

Xiant is dedicated to producing tools that make your time at the computer as productive as possible. Though we are launching our first products, our tech roots are second to none. Xiant Filer was created by technology innovator/Microsoft co-founder Paul G. Allen and engineers at Xiant, whose challenge was to ease management of overflowing Microsoft Office Outlook inboxes. Xiant has even more tools under development to help you be productive, organized, and connected with your stuff.

Link: xiant.com

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Tags: archivierung, email, Kommunikation, outlook, Produktivität