Wer kennt die Situation nicht, Ihr kommt aus dem Urlaub und Euer Posteingang zeigt eine Unmenge an ungelesenen Emails an, die Euch nicht nur sofort die Laune verdirbt, sondern Euch auch wünschen lässt, Ihr wärt im Urlaub geblieben. Mir ging das jedenfalls jedes Jahr so und die ganze Situation sorgte dafür, dass ich mindestens einen, meist jedoch zwei Tage nach Urlaubsende im Büro zu nichts zu gebrauchen war, da ich erst einmal die gewaltige Flut an Mails bewältigen musste.
Letztes Jahr reichte mir es jedoch und ich beschloss, nach meinem Urlaub meinen Posteingang genauer unter die Lupe zu nehmen. Ich war in diesem Jahr 3 Wochen im Urlaub gewesen und hatte geschätzte 3000 Mails die auf mich warteten. Nachdem ich mich ein erstes Mal durch alle Mails gearbeitet hatte, war der erste Arbeitstag fast rum. Ich musste endlos lange CC-Ketten verfolgen, mich bei Kollegen zum aktuellen Status erkundigen usw. Nach einem zweiten, groben Kategorisieren der Mails, konnte ich ruhigen Gewissens 70% der Mails löschen. Entweder waren die Anfragen veraltet, mein Backup war eingesprungen, oder es handelte sich um den üblichen CC-Spam, der mich nicht wirklich betraf und nur mein Postfach voll müllte.
Die verbleibenden 30% sahen erst einmal wie Arbeit aus, aber auch hier stellte sich heraus, dass Probleme und dringende Anfragen von meinem Backup erledigt worden waren. Am Ende blieben gut 60 Emails übrig, denen ich noch mehr Aufmerksamkeit widmen musste und die noch nicht von Kollegen betreut worden waren. 2% !!! dessen, was vorher in meinem Posteingang gelungert hatte.
In diesem Jahr wollte ich alles anders machen und einigte mich mit meinem Chef darauf, ein Experiment zu wagen. Ich wollte an meinem ersten Tag nach dem Urlaub voll durchstarten können und mich nicht mit altem Ballast aufhalten müssen. Mein Plan war es, mit einem vollständig leeren Posteingang zu starten. Ich erklärte meinem Chef mein Vorhaben und er stimmte ein… und ich kann schon vorweg nehmen, dass das Ergebnis uns beide sehr positiv überraschte.
Zuerst einmal säuberte ich vor meinem Urlaub meinen Posteingang, so dass ich keine noch offenen Aufgaben zurück lassen musste. Dann rief ich meine wichtigsten Kunden an und erklärte ihnen meinen Plan, stellte mein Backup vor und bat sie, darauf zu verzichten, mich in unnötige CC-Ketten zu packen (es hielten sich tatsächlich alle an meine Bitten). Dann stellte ich in Outlook eine automatische Regel ein, die JEDE eintreffende Mail, die meinen Namen im An: oder CC: Feld enthielt, sofort gelöscht werden sollte. Damit hatte ich schon einmal garantiert, dass mein Posteingang leer sein würde.
Nun mussten noch all diejenigen Informiert werden, die mich während meines Urlaubs anschreiben würden. In meiner Out Of Office Mitteilung hinterließ ich also folgende Botschaft:
Lieber Absender,
ich bin zur Zeit im Urlaub und habe keinerlei Zugriff auf meine Emails und bin auch telefonisch nicht zu erreichen.
Trotz meiner Abwesenheit sind sie Teil eines von mir durchgeführten kleinen Experimentes: Sie kennen das Problem, des überquellenden Posteingangs nach dem Urlaub und ich möchte dem dieses Jahr entgegen wirken.Ihre Mail wird nun sofort gelöscht und auch nicht an einen Kollegen weitergeleitet. Sollten Sie dringend Hilfe benötigen, können Sie sich gern per Mail oder telefonisch bei meinem Kollegen Peter Müller (Tel. 0172 123 4556 , peter.mueller@mail.com) wenden. Außerdem erreichen Sie unser Büro unter 040 1234 554433.
Ich werde am 01.08.2010 wieder im Büro sein, sollte Ihr Anliegen dann noch aktuell sein, bitte ich Sie mich erneut per Telefon oder Mail zu kontaktieren.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und freundliche Grüße
Robert Günther
So hinterließ ich mein System und verabschiedete mich in den Urlaub.
Als ich wieder ins Büro kam, rechnete ich ehrlich gesagt mit dem Schlimmsten. Ich rechnete mit einem Chef der in den drei Wochen wütende Kundenanfragen entgegen nehmen musste, und mit wüsten Beschimpfungen durch mein Backup… tatsächlich wurde mein Chef kein einziges Mal behelligt … und jetzt ratet mal, wie viele Anfragen mein Backup erhielt? ELF!
Ich glaubte erst an ein Missverständnis, aber bereits gegen Mittag des ersten Arbeitstages begann mein Telefon zu klingeln und sich der Posteingang wieder zu füllen. Wieder rechnete ich mich negativen Äußerungen meiner Kunden und Kollegen, doch genau das Gegenteil trat ein. Ich bekam KEINE EINZIGE negative Äußerung zu hören, wurde gleichsam von Kunden und Kollegen für meine mutige Entscheidung gelobt, bekam super viel Verständnis und bei jedem zweiten Telefonat zu hören “das werde ich jetzt auch so machen” … denn jeder wollte natürlich von mir wissen, ob mein Experiment gelungen war, oder es Stress gegeben hätte.
Nach etlichen Telefonaten stellte sich heraus, dass viele Probleme einfach gar nicht so wichtig waren, wie erst vermutet; dass Kunden ob meines radikalen Löschkurses Ihre Anfragen überdachten und selbst handelten; oder dass Kunden einfach warteten, bis ich wieder da war, um Anfragen dann mit mir zu besprechen.
Fazit: EIN VOLLER ERFOLG.
… und ich kann diese Methode nur jedem wärmsten empfehlen, auch wenn ich weiß, dass sie vielleicht nicht universell an jeden Arbeitsplatz anpassbar ist.