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Top 10 Tricks um Outlook zu beschleunigen.

24. Aug. 2009 von Robert Günther in How-To, Kommunikation

Outlook ist mit Sicherheit ein großartiges Werkzeug im täglichen Büroalltag, doch mit wachsender Größe der Mailbox, mit immer mehr Kontakten, Terminen, Anlagen und automatischen Reports wird es leider langsamer und langsamer. Die folgenden 10 Tricks sollen zeigen, wie man Outlook trotzdem wieder zum Leben erwecken und zu guter Leistung tunen kann.


Service Spack 2 (oder später) installieren
Viele PC Nutzer denken zwar regelmäßig daran, ihre Windows Version zu aktualisieren, MS Office (und andere Software) wird dabei jedoch meistens vergessen. Auf vielen Windows Systemen laufen daher noch immer Office Produkte, wie frisch installiert. Vielmehr sollte man aber sofort Service Pack 2 installieren, da es ein Unmenge an Performance Problemen behebt, die größtenteils mit großen Mailboxen und der Nutzung des IMAP Protokolls zusammen hingen.

2007 Microsoft Office Suite Service Pack 2 (SP2)


Elemente samt Anlage herunterladen
Wenn Ihr IMAP nutzt, um auf z.B. Gmail oder einen anderen Mail Acount zuzugreifen, ist Euch bestimmt auch schon aufgefallen, dass Outlook dabei manchmal aus unerklärlichen Gründen hängt, nicht tut was es soll oder einfach komplett blockiert – Probleme, die man vom Zugriff auf POP Accounts nicht kennt. Man kann diese Situation verbessern, in dem man Outlook anweist, direkt bei jeder Synchronisation die gesamte Nachricht herunter zu laden. So kann man das verhindern, dass Outlook erst beim Öffnen der Nachricht deren Inhalt läd und es zu unnötigen Verzögerungen kommt. Öffnet den Übermittlungsgruppen Dialog (am besten via Hotkey Strg+Alt+S), dann Konto bearbeiten, Posteingang und rechts auswählen Element samt Anlagen herunterladen bzw englisches Outlook “Download complete items including attachments“. Beim nächsten Synch mit dem Mail Server könnte es jetzt einmalig etwas länger dauern, danach solltet Ihr aber insgesamt eine deutliche Verbesserung spüren.

Weiterführender Link: How To Geek – Force Outlookto download complete IMAP items


Automatische Archivierung der Mailbox einrichten
Mit einem sauberen Posteingang lebt es sich leichter und schneller. Scheint offensichtlich oder? Wird jedoch leider nicht wirklich oft praktiziert. Dabei ist das Archivieren alter eMails ein leicht zu bewerkstelligender Vorgang. Einfach ein neuen Persönlichen Ordner anlegen (Datei -> Neu -> Outlook-Datendatei), die dann ganz unten links in der Navigation unter dem Posteingang auftaucht. Dort kann man dann einfach per Drag’n Drop alte eMails archivieren. Wem das jedoch zu umständlich ist, der bedient sich der eingebauten Auto Archiv Funktion. Unter Extras -> Optionen -> Weitere -> AutoArchivierung findet man alle dafür nötigen Einstellungen, die man gegebenenfalls noch anpassen sollte. Der Schlüssel zum Erfolg ist ein kleiner und sauberer Posteingang

Weiterführender Link: How To Geek – Configure AutoArchive in Outlook 2007


Komprimierung des Persönlichen Orders
Diesen Trick kennen die meisten eingefleischten Outlook Nutzer bereits seit einiger Zeit, aber ich werde nicht müde ihn zu erwähnen. Alle eMails werden in einer einzigen .PST Datei gespeichert, die über die Zeit wächst und wächst. Das Löschen von eMails allein reicht nicht, die Datei wird dadurch nicht kleiner. Der einzige funktionierende Weg ist dieser: man wählt unter Datei den Punkt Datendateiverwaltung aus (im englischen “Data File Management” unter “File”) und klickt dort nach Auswahl der PST Datei auf Einstellungen. Dort findet man den Dialog den auch der linke Screenshot abbildt. Per Klick auf Jetzt Komprimieren legt Outlook los und verkleinert die .PST Datei.

Weiterführender Link: How To Geek – Compact Outlook Data Files


Tool zum Reparieren des Posteingangs
Wahrscheinlich würde man nicht auf die Idee kommen, das mitgelieferte Posteingang Reperatur Tool zu nutzen, bevor nicht wirklich etwas defekt ist. Das Tool kann jedoch auch schon vorher kleine Fehler und Unstimmigkeiten in der .PST Datei reparieren. Da diese Datei im Grunde nichts anderes ist, als eine große Datenbank, ist es wichtig, dass sie fehlerfrei und sauber gehalten wird. Man findet das Tool im Office Installations Ordner (meist c:\Programme\Microsoft Office\Office12), die entsprechende Datei heisst scanpst.exe.

Weiterführender Link: How To Geek – Fix Your Broken Outlook Personal Folders (PST) File


Outlooks RSS Funktion deaktivieren
Falls man Outlook nicht zum lesen von RSS Feeds verwendet, kann man leicht übersehen, dass Outlook trotzdem noch die Feed Liste des Internet Explorer synchronisiert. Es gibt keinen Grund diese Funktion aktiviert zu lassen und so sollte man sie einfach abschalten: Extras -> Optionen -> Weitere -> Erweiterte Optionen -> Haken entfernen bei RSS-Feeds mit der gemeinsamen Feed Liste synchronisieren. Danach sollte man nicht vergessen, alle RSS feeds zu löschen.

Weiterführender Link: How To Geek – Disable Outlook’s RSS feature


Anhänge abspeichern (und die eMails löschen)
Sehr häufig sind eMail Anhänge, die man tagtäglich bekommt, für die Größe der Mailbox verantwortlich. Irgendwann ist der Posteingang so groß, dass Outlook immer langsamer wird. Viel effizienter ist es, die Anlagen abzuspeichern und die entsprechenden eMails zu löschen. Dazu bedient man sich am besten dem kostenlosen Tool OutlookAttachView, welches sämtliche Anhänge auflistet, nach Größe sortiert und die Möglichkeit gibt, diese separat zu speichern.

Weiterführender Link: LifeHacker – OutlookAttachView Lets You Save All File Attachments


Postfach aufräumen
Es ist nicht weiter schwer den Posteingang nach den eMails zu durchsuchen, die den größten Platz belegen. Wenn man jedoch eine komplexe Ordner Struktur in seiner Mailbox hat, wird es schon komplizierter. Hier hilft die integrierte Funktion Postfach aufräumen, um eMails zu finden, die z.B. älter als ein bestimmtes Datum sind, oder zu groß sind, um sie im Postfach zu behaten. Dazu wählt man unter Extras den Punkt Postfach aufräumen, wo man eine Vielzahl an Optionen zum schnellen Auffinden und Löschen von Nachrichten findet, die man nicht mehr im Postfach benötigt.

Weiterführender Link: How To Geek – Quickly clean your inbox in 2003/2007


Das Abschalten von Plugins beschleunigt enorm!
Es gibt jede Menge toller Plugins, die allerlei nützliche Funktionen zu Outlook hinzufügen, oft sind jedoch auch Plugins installiert, die absolut unnötig sind. Diese sind oft eine entscheidende Ursache für die schlechte Leistung von Outlook. Unter Extras -> Vertrauensstellungscenter -> Add-Ins (engl. Tools -> Trust Center) klickt man unten auf den Gehe-Zu (engl. Go) Button und kann nun die COM Add-Ins deaktivieren. In Windows 7 oder Vista kann es manchmal notwendig sein, dass man sich im Administrator Modus anmelden muss, um einige dieser Add-Ins zu deaktivieren. Nach meiner Erfahrung ist dies ein kritischer Punkt zur Beschleunigung von Outlook, der enormen Nutzen stiftet, jedoch sehr oft übersehen wird.

Weiterführender Link: How To Geek – Make Outlook Faster by Disabling Unnecessary Add-Ins


Gelöschte Elemente leeren
Über die Zeit sammeln sich im Ordner “Gelöschte Elemente” immer mehr Nachrichten, die Speicherplatz und Leistung belegen. Man sollte daher diesen Ordner immer mal wieder löschen, oder zumindest eMails ab einem bestimmten Datum. Outlook bietet auch an, den Ordner “Gelöschte Elemente” beim Beenden von Outlook vollständig zu leeren. Diese Option kann man einschalten unter Extras -> Optionen -> Weitere -> Bei Programmbeendigung Ordner “Gelöschte Objekte” leeren.

(via)

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