Ist es Euch auch schon mal so gegangen, dass Ihr eine Email verschickt, darauf dann ewig keine Antwort erhalten habt und es Euch irgendwann mehr oder weniger zufällig wieder eingefallen ist? Mir ging es jedenfalls neulich erst wieder so und auf der Suche nach einer Lösung habe ich bei Lifehacker einen Link zu einem Lösungsvorschlag zu genau dieser Problematik gefunden. Das im Folgenden vorstellte System stammt aus der Feder von Tod Maffin und ich habe es entsprechend lokalisiert.
Er erklärt, wie man seine Gmail Oberfläche so konfiguriert, dass man wichtige versandte Emails nicht aus den Augen verliert. Dabei unterteil sich sein System in zwei Ebenen: zuerst muss Gmail vorbereitet werden, dies ist jedoch nur einmalig notwendig. Die zweite Ebene erklärt, wie das System im täglichen Email Gebrauch verwendet wird.
1. SETUP
1. Schritt: das 1 WARTEN Label erstellen.
In Gmail klickt Ihr oben rechts auf Einstellungen (settings) und dort auf Labels. Ein neues Label erstellt Ihr wie folgt:
- gibt ein 1 WAITING und klickt auf erstellen (die 1 vor dem Label sorgt dafür, dass diese Label in Eurer Label Liste immer ganz oben steht und damit leichter zu finden ist)
- Geht zurück zur Gmail Startseite (z.B. durch Klicken auf E-Mail oder das Gmail Logo oben links)
- Auf der linken Seite sollte in Eurer Label Liste 1 WARTEN angezeigt werden. Weist diesem Label eine Farbe zu, ich empfehle weiße Schrift auf rotem Hintergrund für maximale Signalwirkung
2. Schritt: aktiviert Mehrere Posteingänge.
Um Eure gesendeten Emails am effektivsten im Auge behalten zu können, benötigt Ihr das Mehrere Posteingänge Feature aus den GMail Labs. Diese erreicht Ihr durch klicken auf das kleine grüne Reagenzglas ganz oben rechts auf der Gmail Startseite. Scrollt die List nach unten, bis Ihr das Mehrere Posteingänge Feature gefunden habt.
Klickt auf Aktivieren und ganz unten auf der Seite auf Änderungen speichern.
Geht jetzt wieder zurück in die Einstellungen und dort auf den Link Mehrere Posteingänge.
Tragt hier nun exakt die folgenden Daten ein:
is:1 WAITING — Achtung, hier ist kein Leerzeichen zwischen is: und 1.
Klickt auch hier wieder am Ende der Seite auf Änderungen speichern und kehrt dann zur Hauptseite zurück.
2. Anwendung
Da nun alles fertig eingestellt ist, zeige ich Euch, wie Ihr das Label im täglichen Email Verkehr anwendet.
1. Schritt: Emails wie gewohnt verschicken.
2. Schritt: Gesendete Emails mit dem WARTEN Label markieren.
- Geht zu Euren Gesendeten Emails und sucht die eben verschickte Email
- Markiert die Mail mit dem kleinen Haken im Kästchen links neben der Mail
- Öffnet das Label Menü
- Wählt das 1 Warten Label aus
Das war’s auch schon. Ihr solltet nun unter Eurem normalen Posteingang einen weiteren Bereich haben, in dem nur die mit 1 WARTEN markierten Emails warten. Ich mag diese Ansicht, da ich so alle wichtigen Emails immer im Blick behalte. Wenn jemand auf diese Emails antwortet, erscheinen sie gewohnt direkt in Eurem Posteingang, mit einem großen roten Label davor. Ihr könnt wie gewohnt auf die Mails antworten, solltet Ihr das Label nicht länger brauchen, könnt Ihr es einfach wieder über das Label Menü entfernen.
Viel Spaß damit!