Gute Vorsätze fürs neue Jahr. “Was möchte ich nächstes Jahr tun?” Ein Klassiker, der jedes Jahr gelebt wird. Dorie Clark dreht in seinem Artikel “Five Things You Should Stop Doing in 2012” den Spieß herum: warum immer Vorsätze dafür überlegen, was man tun möchte? Gibt es nicht auch Dinge, die man nicht mehr tun möchte? Und wieso nicht 2012 damit anfangen, genau diese Dinge aus dem Alltag und dem eigenen Verhalten zu verbannen? Er schlägt folgendes vor:

1. Responding Like a Trained Monkey
   E-Mail ist ein asynchrones Kommunikationsmedium. Es ist nicht notwendig jede einkommende E-Mail innerhalb von ein paar Minuten geöffnet, gelesen und beantwortet zu haben. Viele schaden ihren Arbeitsabläufen mit dem ständigen Abrufen der E-Mails mehr als sie ihn unterstützen.
2. Mindless Traditions
   Auch wenn etwas schon immer so getan wird und vielleicht schon als Tradition bezeichnet wird: Macht es einen Unterschied, ob ich diese Sache tue oder nicht? Falls nicht, warum lasse ich sie nicht weg?
3. Reading Annoying Things
   Die Informationsflut treibt viele von uns dazu bei weitem mehr Newsletter zu abonnieren und Zeitungen und Bücher zu kaufen, als wir lesen können. Reduziere deine Informationsquellen auf die Wesentlichen, die Essentiellen? Welche Quellen bereichern oder “erleuchten” dich in der einen oder anderen Art oder Weise? Den Rest kannst du streichen.
4. Work That’s Not Worth It
   So toll eine Aufgabe/Auftrag auch klingen mag: Ist die verheißungsvolle Versprechung, die dahinter steht, auch den Aufwand wert? Lerne den Aufwand als genauso wichtig zu betrachten wie den Erfolg. Ist der Aufwand zu hoch, lasse die Finger davon. Das gilt im Beruf wie im Privaten.
5. Making Things More Complicated Than They Should Be
   In vielen Fällen ist es gut, sich bereits auf dem Weg zum Ziel Feedback und andere Meinungen einzuholen. In viele Fällen schützen solche Zwischenstopps davor, die eigenen Entwicklungen zu kompliziert und damit zu unverständlich werden zu lassen. Auch wenn es schon fast abgedroschen klingt: Keep it simple.

Auch wenn das die persönliche Ignore-Liste von Dorie Clark ist, so sind die Punkte sicherlich auch für andere Personen und Themen eine Inspiration. Jeder in einer ruhigen Minute, inspiriert von diesen fünf Punkten, herausfinden was er 2012 nicht mehr tun möchte. Er selbst kam auf die Idee, nachdem er im Artikel “Two Lists You Should Look at Every Morning” von der “Ignore-List” gelesen hatte.

Welche Dinge möchtet ihr 2012 nicht mehr tun?

5 Dinge, die man 2012 nicht mehr tun sollte is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Präsentieren – eine Kunst für sich: jeder von uns ist sicherlich schon über das eine oder andere Beispiel abschreckender Übernutzung von Powerpoint Effekten, Übergängen, Text und Grafikwirrwar gestolpert. Dabei sind die Grundregeln zur Erstellung einer guten Präsentation sehr einfach: Weniger ist mehr, konzentriere dich auf das Wesentliche.

Der Comedian Don Mc Millan greift in seiner Vorstellung “Life After Death by Powerpoint” genau diesen Punkt auf und zeigt humorvoll und abwechslungsreich, was nicht in eine Powerpoint – Präsentation gehört. Absolut sehenswert.

Die häufigsten Fehler in Powerpoint – Präsentationen: “Life After Death by Powerpoint” is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Viele von uns verbringen täglich einen großen Teil ihrer Zeit am Rechner in ihrem Posteingang. Täglich kommen dutzende neue E-Mails an und es stellt sich die Frage: Wie kann ich meine E-Mails am sinnvollsten organisieren? Meist wird diese Frage in einem Atemzug mit der Frage nach der Besten Ordnerstruktur für  E-Mails in Outlook gestellt. Doch ist das der richtige Ansatz? Besonders nach langjähriger Tätigkeit haben sich einige von uns komplexe Ordnerstrukturen mit drei oder vier Unterordnern angelegt. Oft wird dabei akribisch  einsortiert und archiviert, aber viel zu häufig nicht hinterfragt, ob nicht das Einsortieren von E-Mails ineffizient und unproduktiv ist.

Mit Begeisterung habe ich danke dem Artikel “Studie zu E-Mail-Effizienz: Am besten alle in einen Topf” in iBusiness entdeckt, dass sich IMB Research diesem Thema gewidmet hat. Die Studie mit dem Titel “Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding” (PDF) kommt zu dem Schluss dass die Studienteilnehmer mit tiefer Sortierung oft ineffizient sind. Sie nutzen zwar ihre Ordnerstrukturen beim Wiederfinden, brauchen aber mehr Zeit fürs  Einsortieren als sie  später bei Wiederfinden einsparen können. Die Funktionen moderner E-Mail Clients wie Suche und Threading sind inzwischen so mächtig dass sie der manuellen Sortierung den Rang ablaufen. Dazu die Studie im Wortlaut:

People who create complex folders indeed rely on these for retrieval, but these preparatory behaviors are inefficient and do not improve retrieval success.

Ordnerstrukturen und E-Mails - auch Sortiern kostet Zeit

Der in der Studie als “preparatory behavior” bezeichnete Aufwand zum Einsortieren wird auch diesseits des großen Teiches oft unterschätzt.  Ordner sind eine komfortable Möglichkeit, E-Mails zu kategorisieren und zu ordnen. Aber bevor E-Mails in Ordner – manuell oder per Regel – einsortiert werden, sollte klar sein ob diese Ordner auch zum Auffinden von E-Mails wieder eingesetzt werden. Falls nicht, kann man sich den Ordner und damit Zeit sparen.

Kleiner Exkurs zum Thema Sortieren: Das Buch “A Perfect Mess: The Hidden Benefits of Disorder – How Crammed Closets, Cluttered Offices, and on-the-Fly Planning Make the World a Better Place” beschäftigt sich auch eingehend mit dem Thema und hinterfragt ob Ordnung und Sortiertheit immer “gut” und Unsortiertheit immer “schlecht” sind. Die Antwort ist eindeutig nein. Die Autoren David H. Freedman und Eric Abrahamson erläutern dies am Beispiel eines Kartenstapels. Wenn man für das Finden einer beliebigen Karte in

• einem unsortierten Kartenhaufen 10 Sekunden und
• in einem sortierten Kartenhaufen 5 Sekunden benötigt,

so scheint Sortieren Zeit zu sparen. Doch wer sortiert eigentlich den Kartenstapel? Denn der sortiert sich nicht von selbst. So lohnt sich das Sortieren der Karten erst dann, wenn man oft genug sucht um durch das schnellere Wiederauffinden das Sortieren selbst auszugleichen.

Nachtrag 1: Dies soll kein Aufruf zum Abschaffen der Ordner in Outlook sein, sondern für den effizienten Umgang mit diesen sensibilisieren. Ordner sind weder gut noch schlecht, es kommt auf deren Verwendung an. Auch wenn Day-Spotting die IBM-Studie (und den dazugehörigen Artikel auf  Spiegel.de) etwas anders interpretiert als wir, so findet sich im dortigen Post “Warum Ordner im E-Mail-Programm doch sinnvoll sind” eine sehr hilfreiche Auflistung von Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mail Ordnern.

Nachtrag 2: Den wahrscheinlich zeitsparendsten E-Mail-Ordner-Tipp für einen CC Ordner hat Robert bereits in einem Gastbeitrag auf Otto-Office.com gegeben:

Meine wichtigste Regel, die ich eingerichtet habe, ist die cc-Regel. In einen bestimmten Ordner gehen automatisch alle Emails, auf denen ich nur in cc bin. Diese lese ich mir nachmittags einmal alle durch. Wer etwas von mir will kann mich anrufen oder setzt mich in das Adressfeld.

E-Mails in Ordnern organisieren – sinnvoll oder nicht? is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Jeder von uns starrt täglich mehrere Stunden auf einen Monitor, in den meisten Fällen auf große helle Flächen, wie z.B. die Programmfenster von Word, Outlook, Excel und dergleichen. Für viele hat sich der normale Arbeitsalltag auf die frühen Abendstunden ausgedehnt – man beginnt den Arbeitstag erst gegen 10, arbeitet aber lang über 19 Uhr hinaus. Für den Körper und speziell für die Augen ist es ungewohnt, zu solch später Stunde noch ununterbrochen auf helle Flächen – quasi wie direkt in die Sonne – zu starren.

Besonders Nachteulen wie ich, die gern und oft spät Abends und Nachts arbeiten, möchte ich das kleine Tool f.lux ans Herz legen. F.lux passt die Helligkeit und das Farbschema Eures Bildschirms der Uhrzeit an: warm während des Abends und der Nacht, hell wie die Sonne während des Tages. Das tolle daran ist, dass man f.lux einmal konfiguriert, angibt welches Licht einen umgibt und das Programm von da an selbstständig und im Hintergrund alles regelt. F.lux schont Eure Augen und sorgt dafür, dass Ihr besser und entspannter schlaft

Probiert es einfach mal aus, f.lux gibt es als kostenlosen Download für MAC OSX, Windows und Linux.

Schont Eure Augen bei stundenlangem Starren auf den Bildschirm is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Es gibt verschiedene  Arten um sich Aufgaben oder lese-ich-später-Inhalte zu merken. Neben nützlichen Tools wie Evernote, Springpad oder Remember the Milk kann man auf dafür auf eine weitere Alternative zurückgreifen: Sich selbst eine E-Mail schicken. Ich nutze die E-Mail an mich selbst seit Jahren am PC und kann mir so sehr schnell Dinge vormerken. Doch auf dem Smartphone ist diese Methode leider sehr umständlich und zeitraubend. Schneller geht dies mit “Email Me“, einer Android App, welche ich auf Androidpit entdeckt habe. So kann man sich sehr schnell und effizient selbst einen Vermerk schicken. Die App selbst ist kostenlos.

Im Firefox Browser empfehle ich allen sich-selbst-Mailern Mozilla F1.  Mozilla Labs über F1:

F1 is a browser extension that allows you to share links in a fast and fun way. Share links from within the browser, from any webpage, using the same services you already know and love. Mozilla F1 is made by Mozilla Messaging.

Ich selbst benutze dafür ein Lesezeichen auf das Fenster für eine neue E-Mail bei GMail:
https://mail.google.com/mail/?shva=1#compose
Dieses Lesezeichen habe ich mir auf ein Schnellwahlfenster gelegt und habe die Option mit jedem neuen Tab parat.

E-Mail an mich selbst – Email Me Android App is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Das Thema Innovation & Invention ist ein umfassendes und oft mit der Frage verbunden, wie bestimmte Abläufe oder Dienstleistungen effizienter gestaltet werden können. Der Innoception-Blog setzt hier an und gibt Tipps und Infos zu Innovation und zur Umsetzung von Innovationen:

What does it mean and what does it implies to drive an idea to market? How do I generate and evaluate new ideas? How do I cross the chiasm toward implementation?

Wir freuen uns über alle Innovationen im Effizienz- und Produktivitätsbereich, über die wir dann ausführlich berichten können. ;)

Link: http://www.innoception.org/

Linktipp: Innoception.org is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Der Blog Academic Productivity berichtete jüngst von Detexify, einem webbasierten Toll für das schnelle Finden von Sonderzeichen in LaTeX. Einfach das gewünschte Zeichen (Summe, Alpha,…) in die Box auf der Webseite malen und Detexify sucht automatisch nach dem passenden Befehl und dem notwendigen Paket. Detexify hat all meine Testläufe bestanden und scheint selbst mausgezeichnete Alphas, Omegas, Summen und dergleichen sehr sicher zu erkennen. Für alle LaTeX-Vielarbeiter sicherlich eine interessante Option um Zeit zu sparen.

Links:

• Detexify
• via Academit Productivity

LaTeX Sonderzeichen einfach finden mit Detexify is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Slideshare.net verfügt über einen nie enden wollenden Fundus an Präsentationen, darunter  auch einige wirklich sehenswerte Schmuckstücke. So wie diese Präsentation von Jessedee: “You Suck At Powerpoint!” Die Präsentation zeigt kurz und knapp, wie man die häufigsten Fehler bei Erstellen von Präsentationen vermeiden kann. Anschauen und genießen.

Linktipp: Präsentation “You Suck at Powerpoint!” is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Wer kennt die Situation nicht, Ihr kommt aus dem Urlaub und Euer Posteingang zeigt eine Unmenge an ungelesenen Emails an, die Euch nicht nur sofort die Laune verdirbt, sondern Euch auch wünschen lässt, Ihr wärt im Urlaub geblieben. Mir ging das jedenfalls jedes Jahr so und die ganze Situation sorgte dafür, dass ich mindestens einen, meist jedoch zwei Tage nach Urlaubsende im Büro zu nichts zu gebrauchen war, da ich erst einmal die gewaltige Flut an Mails bewältigen musste.

Letztes Jahr reichte mir es jedoch und ich beschloss, nach meinem Urlaub meinen Posteingang genauer unter die Lupe zu nehmen. Ich war in diesem Jahr 3 Wochen im Urlaub gewesen und hatte geschätzte 3000 Mails die auf mich warteten. Nachdem ich mich ein erstes Mal durch alle Mails gearbeitet hatte, war der erste Arbeitstag fast rum. Ich musste endlos lange CC-Ketten verfolgen, mich bei Kollegen zum aktuellen Status erkundigen usw. Nach einem zweiten, groben Kategorisieren der Mails, konnte ich ruhigen Gewissens 70% der Mails löschen. Entweder waren die Anfragen veraltet, mein Backup war eingesprungen, oder es handelte sich um den üblichen CC-Spam, der mich nicht wirklich betraf und nur mein Postfach voll müllte.

Die verbleibenden 30% sahen erst einmal wie Arbeit aus, aber auch hier stellte sich heraus, dass Probleme und dringende Anfragen von meinem Backup erledigt worden waren. Am Ende blieben gut 60 Emails übrig, denen ich noch mehr Aufmerksamkeit widmen musste und die noch nicht von Kollegen betreut worden waren. 2% !!! dessen, was vorher in meinem Posteingang gelungert hatte.

In diesem Jahr wollte ich alles anders machen und einigte mich mit meinem Chef darauf, ein Experiment zu wagen. Ich wollte an meinem ersten Tag nach dem Urlaub voll durchstarten können und mich nicht mit altem Ballast aufhalten müssen. Mein Plan war es, mit einem vollständig leeren Posteingang zu starten. Ich erklärte meinem Chef mein Vorhaben und er stimmte ein… und ich kann schon vorweg nehmen, dass das Ergebnis uns beide sehr positiv überraschte.

Zuerst einmal säuberte ich vor meinem Urlaub meinen Posteingang, so dass ich keine noch offenen Aufgaben zurück lassen musste. Dann rief ich meine wichtigsten Kunden an und erklärte ihnen meinen Plan, stellte mein Backup vor und bat sie, darauf zu verzichten, mich in unnötige CC-Ketten zu packen (es hielten sich tatsächlich alle an meine Bitten). Dann stellte ich in Outlook eine automatische Regel ein, die JEDE eintreffende Mail, die meinen Namen im An: oder CC: Feld enthielt, sofort gelöscht werden sollte. Damit hatte ich schon einmal garantiert, dass mein Posteingang leer sein würde.

Nun mussten noch all diejenigen Informiert werden, die mich während meines Urlaubs anschreiben würden. In meiner Out Of Office Mitteilung hinterließ ich also folgende Botschaft:

Lieber Absender,
ich bin zur Zeit im Urlaub und habe keinerlei Zugriff auf meine Emails und bin auch telefonisch nicht zu erreichen.
Trotz meiner Abwesenheit sind sie Teil eines von mir durchgeführten kleinen Experimentes: Sie kennen das Problem, des überquellenden Posteingangs nach dem Urlaub und ich möchte dem dieses Jahr entgegen wirken.

Ihre Mail wird nun sofort gelöscht und auch nicht an einen Kollegen weitergeleitet. Sollten Sie dringend Hilfe benötigen, können Sie sich gern per Mail oder telefonisch bei meinem Kollegen Peter Müller (Tel. 0172 123 4556 , peter.mueller@mail.com) wenden. Außerdem erreichen Sie unser Büro unter 040 1234 554433.

Ich werde am 01.08.2010 wieder im Büro sein, sollte Ihr Anliegen dann noch aktuell sein, bitte ich Sie mich erneut per Telefon oder Mail zu kontaktieren.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und freundliche Grüße
Robert Günther

So hinterließ ich mein System und verabschiedete mich in den Urlaub.

Als ich wieder ins Büro kam, rechnete ich ehrlich gesagt mit dem Schlimmsten. Ich rechnete mit einem Chef der in den drei Wochen wütende Kundenanfragen entgegen nehmen musste, und mit wüsten Beschimpfungen durch mein Backup… tatsächlich wurde mein Chef kein einziges Mal behelligt … und jetzt ratet mal, wie viele Anfragen mein Backup erhielt? ELF!

Ich glaubte erst an ein Missverständnis, aber bereits gegen Mittag des ersten Arbeitstages begann mein Telefon zu klingeln und sich der Posteingang wieder zu füllen. Wieder rechnete ich mich negativen Äußerungen meiner Kunden und Kollegen, doch genau das Gegenteil trat ein. Ich bekam KEINE EINZIGE negative Äußerung zu hören, wurde gleichsam von Kunden und Kollegen für meine mutige Entscheidung gelobt, bekam super viel Verständnis und bei jedem zweiten Telefonat zu hören “das werde ich jetzt auch so machen” … denn jeder wollte natürlich von mir wissen, ob mein Experiment gelungen war, oder es Stress gegeben hätte.

Nach etlichen Telefonaten stellte sich heraus, dass viele Probleme einfach gar nicht so wichtig waren, wie erst vermutet; dass Kunden ob meines radikalen Löschkurses Ihre Anfragen überdachten und selbst handelten; oder dass Kunden einfach warteten, bis ich wieder da war, um Anfragen dann mit mir zu besprechen.

Fazit: EIN VOLLER ERFOLG.
… und ich kann diese Methode nur jedem wärmsten empfehlen, auch wenn ich weiß, dass sie vielleicht nicht universell an jeden Arbeitsplatz anpassbar ist.

So überlebt Ihr den Posteingang Schock nach dem Urlaub. is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

In diesem kurzen Tutorial möchte ich Euch zeigen, wie Ihr das neue Facebook Feature “Open Graph”, welches Eure persönlichen Daten jedem x-beliebigen Website Betreiber zur Verfügung stellt, deaktivieren könnt. Tiefere Informationen zu Open Graph findet hier hier bei CHIP und hier bei GIGAOM. Ihr solltet diese Schritte unbedingt befolgen, da Open Graph per default für Euer Profil aktiviert ist.

Für die folgenden Schritte gehe ich davon aus, dass Eure Facebook Interface Sprache DEUTSCH ist.

1. Schritt: bei Facebook anmelden und oben rechts unter Konto auf Privatsphäre-Einstellungen klicken.

2. Schritt: Klick auf Anwendungen und Webseiten

3. Schritt: Klick auf Einstellungen bearbeiten im Bereich Instant Personalization Pilot Program

4. Schritt: Entfernt den Haken bei Ausgewählten Partnern erlauben, ihre Angebote umgehend mithilfe meiner öffentlichen Informationen zu personalisieren, sobald ich ihre Webseiten das erste Mal besuche.

5. Schritt: Bestätigt den folgenden Dialog.

6. Schritt: Zurück unter Anwendungen und Webseiten klickt Ihr auf Einstellungen bearbeiten bei Was Deine Freunde über Dich mit anderen teilen können!

7. Schritt: Entfernt die Haken von jeder einzelnen Zeile und klickt dann auf Änderungen speichern!

8. Schritt: Ihr habt es fast geschafft. Jetzt müsst Ihr nur noch die Apps der drei Partner deaktivieren, mit denen Facebook das Projekt “Open Graph” gestartet hat. Dazu beginnen wir mit der Seite der Facebook Docs App. Auf der linken Seite sucht Ihr unter dem Logo den Link Anwendung blockieren und klickt drauf.

9. Schritt: Bestätigt das ganze durch klicken auf Docs blockieren.

10. Schritt: Wiederholt Schritt 9 für die Pandora App und Yelp App!

11. Schritt: Das war’s! Aber leider nur für den Moment, denn Docs, Pandora und Yelp sind nur die ersten drei externen Seiten, welche sich der Open Graph Daten bedienen – mit großer Sicherheit werden weitere folgen, die Ihr dann ebenfalls manuell blocken müsst. Facebook hat zu diesem Thema ein eigenes FAQ eingerichtet, dass Ihr von Zeit zu Zeit immer mal wieder aufrufen solltet.

How to reclaim your privacy by disabling Facebook’s “Open Graph” [via Simplehelp]

Deaktiviert Facebook’s “Open Graph” und schützt Eure Privatsphäre is a post from: emendatio Produktivitäts Blog