Mind Maps sind ein inzwischen bekanntes und beliebtes Kreativitätswerkzeug. Deutsche-Startups.de hat das Thema speziell für den Einsatz im beruflichen Alltag aufgegriffen und zeigt im Artikel “Verwendung von Mind Maps im Business“, für welchen Themen Mind Maps im Beruf eingesetzt werden können.

Einige aufgeführte Beispiele sind:

• Aufgabenverwaltung
• Projektmanagement
• Eventorganisation
• Gesprächsvorbereitung
• Ideensammlung
• Buchzusammenfassungen
• Stoffsammlungen
• Brainstorming

Mind Map zum Blogartikel über Mind Maps auf emendatio.org

Theoretisch kann man das Mind Mapping für jegliche Art von Aufzeichnungen einsetzen. Aber auch bei Mind Maps gilt: Weniger ist manchmal mehr. Die letzten Jahre, in denen ich unzählige kleine und große Mind Maps für unterschiedlichste Zwecke erstellt habe, haben mich auch  Zurückhaltung in Sachen Mind Mapping gelehrt. Der Spaß an der Mind Map ist das eine, ihr effektiver Einsatz etwas anderes. Jedes mal wenn ich zum Stift oder zur Tastatur greife, stelle ich mir erneut die Frage: Soll ich eine Mind Map erstellen oder einfach schnell Zeile für Zeile herunterschreiben? Ich entscheide nach folgender Regel: Je unvorhersehbarer die Aufzeichnung, desto sinnvoller und effizienter die Nutzung einer Mind Map. Für die schnell mal eben Notiz ist Mind Mapping eher ungeeignet. Wo genau die Grenze für den eigenen Mind Map Einsatz liegt, lässt sich durch Probieren ganz einfach herausfinden.

Alles in allem stellen Mind Maps ein sehr mächtiges Werkzeug dar, um Ordnung und Struktur in die eigenen Gedanken zu bringen. Wer sich intensiver mit dem Thema beschäftigen möchte, dem sei Tony Buzans Klassiker Das Mind-Map-Buch . Die beste Methode zur Steigerung ihres geistigen Potenzials empfohlen.

Ich bin gespannt auf die Fortsetzung des Artikels auf deutsche-startups.de, denn dann sollen dort Mind Mapping Tools vorgestellt werden. Falls es einmal nicht die von Hand gestaltete (oder sagt man besser von Hand gemalte?) Mind Map sein soll, dann empfehle ich Xmind, eine kostenlose Software für Windows und Mac.

Was sind eure Erfahrungen mit Mind Maps? Sinnvolles Werkzeug oder einfach nur Spielerei?

Link: “Verwendung von Mind Maps im Business”  - deutsche-startups.de

Linktipp: Die Verwendung von Mind Maps im Business is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Susan Cain, Autorin von “Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking” (bzw die deutsche Version “Still. Die Bedeutung von Introvertierten in einer lauten Welt“, stellt in ihrem Artikel “The Rise of the New Groupthink” in der New York Times den gegenwärtigen Trend zur Kollaboration und permanenten Teamarbeit in Frage und beleuchtet die Gegenseite: Das Alleinsein, die Introvertiertheit. Wir greifen in diesem Beitrag ihre wichtigsten Aussagen mit dem Ziel auf, nicht blind der Teamworkeritis zu verfallen, sondern sich bewusst für oder gegen ein bestimmtes Maß “Team” zu entscheiden.

Groupthink - Ist die Gruppe immer besser als der Einzelne?

  Collaboration is in.

Teamarbeit ist zielführender, effektiver und vor allem ergiebiger als die Ergebnisse, die eine Personen allein erzielen kann. In unserer heutigen Welt, getrieben von ständig zunehmender Kommunikation über und in allem Kanälen, hat das Modell Teamarbeit Hochkonjunktur. Entscheidungen werden in Gruppen getroffen, Brainstormings werden abgehalten und vielen Firmen setzen auf “Collaboration”, wo immer möglich. Abgeschiedenheit und Alleinsein sind out.

  And the most spectacularly creative people in many fields are often introverted, according to studies by the psychologists Mihaly Csikszentmihalyi and Gregory Feist. They’re extroverted enough to exchange and advance ideas, but see themselves as independent and individualistic.

Die Mischung machts: Susan Cain spricht hier einen wichtigen Punkt an: es geht nicht um die absolute Betrachtung von Introvertiertheit oder Extrovertiertheit, sondern um das und. Die Kreativsten sind nicht extrovertierter als nötig, aber dennoch bis zu einem gewissen Grad extrovertiert. Cains Ansicht nach findet man die “Seeker” auch in den Religionen: Jesus, Buddah, Moses – sie gingen zunächst ihren Weg alleim, um danach die gewonnenen Einsichten mit der Gemeinschaft zu teilen.

 If you look at how Mr. Wozniak got the work done — the sheer hard work of creating something from nothing — he did it alone.

Apple, die nächste: Auch für dieses Thema muss – wie so oft – Apple als Beispiel herhalten. Susan Cain versucht, die andere Seite der Medaille des Erfolges zu betrachten, indem sie den Fokus von Steve Jobs auf Steve Wozniak lenkt. Wozniak, der Ingenieur, hat die großen Fortschritte Apples nicht in Gruppenarbeit und durch Abstimmungsprozesse bewerkstelligt, sondern durch Arbeit allein.

Der Trend, Büros offen zu gestalten, die Anzahl der Meetings und Konversationen zu steigern, nennt Cain “The New Groupthink”. Auch in Schulen die Orientierung am Gruppenlernen und den Projektgruppen erkennbar.

Ist Teamarbeit und Kollaboration also schädlich und sollte vermieden werden? Nein, dieser Ansatz ist zu radikal und viel zu sehr schwarz und weiß gedacht. Cain bringt es auf den Punkt:

But it’s one thing to associate with a group in which each member works autonomously on his piece of the puzzle; it’s another to be corralled into endless meetings or conference calls conducted in offices that afford no respite from the noise and gaze of co-workers.

Zusammenarbeit ist meist dann zielführend, wenn jedes Mitglied seinen ganz eigenen Teil zum Erfolg beitragen kann. Einer der Gründe liegt darin, dass man beim allein Arbeiten direkt an den für sich herausfordernsten Stellen eines Problems anpacken kann. Wenn man diese Stellen lösen kann, erzielt man auch den für sich selbst größten Fortschritt.

Conversely, brainstorming sessions are one of the worst possible ways to stimulate creativity.

Brainstorming ist einer der Aktivitäten, die vielen von uns sofort in den Kopf schießt, wenn das Stichwort Gruppenarbeit fällt. Susan Cain stellt die Produktivität und Sinnhaftigkeit von Brainstormings per se in Frage und führt auf, dass die Forschung genau das Gegenteil bewiesen hätte: Individuen erzielen qualitativ wie quantitativ bessere Ergebnisse. Zugrunde liegt dem das Phänomen, dass selbst motivierte Menschen in Gruppen nicht mehr Leistung als notwendig erbringen. Je größer die Gruppe, desto gravierender der Effekt.

To harness the energy that fuels both these drives, we need to move beyond the New Groupthink and embrace a more nuanced approach to creativity and learning.

Bei aller Kritik geht es Susan Cain nicht darum, Teamwork und Co. komplett abzuschaffen und ins Abseits zu bewegen. Im Gegenteil, sie argumentiert dafür sensibler dafür zu werden, wann Menschen sozialen Austausch und den Vorteil der menschlichen Interaktion genießen wollen und sollen, und wann man einfach mal allein sein muss um seine Produktivität zu entfalten.

Fazit: Der Artikel “The Rise of New Groupthink” in der New York Times regt an, einmal selbst über das eigene Verhalten im Bezug auf Gruppenarbeit und die Leistung des Einzelnen nachzudenken. Der Artikel macht neugierig auf Susan Cains bald erscheinendes Buch  ”Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking“, um mehr über ihre Argumentationen und die Hintergründe ihrer Behauptungen zu erfahren.

Sicherlich schafft sie hier einen starken Gegenpol zum allgegenwärtigen Gruppen- Collaboration- und Team-Trend. Doch sind es nicht genau solche Gegenstandpunkte, welche uns zu aufgeklärten Kennern eines Themengebietes reifen lassen? Können wir nicht erst dann einen sicheren eigenen Standpunkt festigen, wenn wir nach Abwägen verschiedener Meinungen uns selbst unser eigenes Urteil gebildet haben?

Genau dieser Gegenstandpunkt ist es, der das Buch “The Cult of the Amateur: How blogs, MySpace, YouTube, and the rest of today’s user-generated media are destroying our economy, our culture, and our values” von Andrew Keen so wertvoll macht. So kontrovers wie ich Keens Argumente als Bekenner von User Generated Content (nehmen wir nur diesen Blogbeitrag…) beim Lesen fand, so dankbar bin ich ihm nach vielen Überlegungen (allein wohlgemerkt) heute dafür, das Thema von genau seinem Standpunkt so kritisch beleuchtet zu haben. Ich stimme nicht in allen Punkten mit ihm überein, kann seine Argumentation aber gut nachvollziehen und finde sie teilweise auch berechtigt. Als großer Befürworter von Mindmaps und auch Brainstormings bin ich sehr gespannt, ob Susan Cains Buch eine ebensolche wertvolle Erweiterung des eigenen Horizontes zu sein vermag. Mein Interesse ist geweckt, das Buch auf meiner Wunschliste gesetzt.

Link: In “Ohne Großraum glücklich” hat sich auch auch Deutschlandradio Kultur mit Ihrem Buch “Still. Die Bedeutung von Introvertierten in einer lauten Welt” auseinandergesetzt

Alleinsein ist das neue Teamwork – “The Rise of the New Groupthink” is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Das Büro ist der schlechteste Platz für das Erledigen der Arbeit, so die provokante Aussage von Jason Fried. In seinem Vortrag (zu finden auf Ted.com) rüttelt er an der blinden Akzeptanz von Meetings, vergleicht Arbeiten mit dem Schlafprozess und… schaut am besten selbst mal rein.
Darüber hinaus liefert er selbst ein interessantes Beispiel dafür, dass ein gehaltvoller Vortrag sehr wohl auf Folien verzichten kann. Auf den Inhalt kommt es an.

Videoempfehlung: Warum Arbeit nicht auf Arbeit erledigt wird is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Auf businessinsider.com wurden 15 Fragen aus Google Interviews mit den dazugehörigen Antworten veröffentlicht. Im Folgenden findet Ihr das ganze übersetzt, ich empfehle jedoch, sowohl Fragen als auch Antworten auch im Original zu lesen.

1. Wieviele Golf Bälle passen in einen Schulbus? Job: Product Manager
Antwort: Google stellt diese Frage, um herauszufinden, ob ein Kandidat den Kern eines Problemes identifizieren kann. Einer der business.com Leser antwortete wie folgt:

“Ich schätze ein Standard Schulbus ist ca. 2,5m breit, 1,8m hoch und 6m lang – diese Schätzung basiert auf meinen Beobachtungen von Schulbussen hinter denen ich, in endlosen Staus, bereits stand. Dies ergibt ungefähr 27,2 Kubikmeter (2,5 * 1,8 * 6) bzw. 27 000 000 Kubikzentimeter. Das Volumen eines Golfballs beträgt ungefähr
41 Kubikzentimeter (4/3 * pi * 2,15) wobei 2,15cm der Radius des Golfballs ist. Teilt man nun also die 27 Mio cm³ durch 41cm³ ergibt das 658.536 Golfbälle. Da jedoch im Bus noch Sitze, Stangen und andere Hindernisse sind, und auch durch die Form des Balls Leerräume zwischen den einzelnen Bällen entstehen, würde ich die Menge auf 500.000 Golfbälle abrunden.”

2. Wieviel würdest Du dafür verlangen, alle Fenster in Seattle zu putzen? Job: Product Manager
Antwort: Dies ist eine der Frage, bei der der Trick ist, eine leichtere Frage parat zu haben, als es die Frage vermuten lässt. Wir würden sagen: “10$ pro Fenster.”

3. In einem Land in dem die Menschen nur Jungs möchte, bekommen die Familien so lange Kinder, bis es ein Junge wird. Wenn es ein Mädchen wird, bekommen sie noch ein Kind. Wenn sie einen Jungen bekommen, hören sie auf Kinder zu kriegen. Wie ist das Verhältnis von Jungs zu Mädchen in diesem Land? Job: Product Manager
Antwort: Diese Frage ist recht schwierig, aber so könnte ein Lösungsweg aussehen:

• Stell Dir 10 Paare vor mit 10 Babies. 5 Mädchen und 5 Jungs (Babies insgesamt: 10; 5 Jungs, 5 Mädchen)
• Die 5 Paare, die Mädchen haben, bekommen 5 Babies. Die Hälfte (2,5) sind Mädchen, die anderen Hälfte (2,5) sind Jungs. Addiere die 2,5 Jungs zu den 5 bereits geborenen Jungs, das gleiche mit den Mädchen. (Babies insgesamt: 15; 7,5 Jungs; 7,5 Mädchen)
• Die 2,5 Paare die Mädchen haben, bekommen 2,5 Babies. Die Hälfte (1,25) sind Mädchen, die anderen Hälfte (1,25) sind Jungs. Addiere die 1,25 Jungs zu den 7,5 bereits geborenen Jungs, das gleiche mit den Mädchen. (Babies insgesamt: 17,5; 8,75 Jungs, 8,75 Mädchen)

Und so weiter und so fort… erhält man ein Gleichgewicht einer 50/50 Bevölkerung

4. Wieviele Klavierstimmer gibt es auf der ganzen Welt?
Antwort: Soviele wie der Markt verlangt. Wenn Klaviere einmal pro Woche gestimmt werden müssen, diese Tätigkeit eine Stunde benötigt und ein Klavierstimmer 8 Stunden pro Tag an 5 Tagen pro Woche arbeitet, dann schafft er 40 Klaviere pro Woche. Wir würden daher sagen: einen je 40 Klaviere.

In der Wissenschaft ist dies als das Fermi Problem bekannt. Das klassische Fermi Problem beschäftigte sich mit der Frage “Wieviele Klavierstimmer gibt es in Chicago”, Wikipedia dazu:

Hier hat man zunächst weder statistische Daten, mit denen man eine Berechnung starten kann (wie etwa die durchschnittliche Anzahl der Klavierstimmer pro 1000 Einwohner), noch Erfahrungswerte aus anderen Städten, die man auf Chicago extrapolieren kann. Man weiß jedoch recht genau, wie ein Klavierstimmer arbeitet; daraus ergibt sich z. B. folgende Rechnung.
Annahmen:
- Ungefähr 3 Millionen Leute leben in Chicago.
- Ungefähr zwei Personen leben durchschnittlich in einem Haushalt.
- Ungefähr in jedem zwanzigsten Haushalt gibt es ein Klavier, das regelmäßig gestimmt wird.
- Klaviere werden ungefähr einmal pro Jahr gestimmt.
- Es dauert etwa zwei Stunden, um ein Klavier zu stimmen, inklusive Fahrzeit.
- Ein Klavierstimmer hat einen 8-Stunden-Tag, eine 5-Tage-Woche und arbeitet 40 Wochen pro Jahr.
- Daraus ergibt sich die Zahl der pro Jahr zu stimmenden Klaviere in Chicago:
(3000000 Einwohner) / (2 Personen pro Haushalt) × (1 Klavier/20 Haushalte) × (1 Mal Stimmen pro Klavier und Jahr) = 75000 Mal muss in Chicago pro Jahr ein Klavier gestimmt werden.
- Ein Klavierstimmer kann folgende Arbeit bewältigen:
(40 Wochen pro Jahr) × (5 Tage pro Woche) × (8 Stunden pro Tag) / (2 Stunden pro Klavier) = 800 Klaviere kann ein Klavierstimmer pro Jahr stimmen.
- Demnach müsste es etwa 100 Klavierstimmer in Chicago geben.

5. Warum sind Kanaldeckel rund? Job: Software Engineer
Antwort: Damit es nicht in den Kanalschacht fällt.

6. Entwickle einen Evakuierungsplan für San Francisco Job: Product Manager
Antwort: Hier geht es auch wieder nur darum herauszufinden, wie der Kandidat das Problem angeht. Die beste Antwort wäre eine Gegenfrag “Über was für eine Art Katastrophe reden wir?”

7. Wie oft pro Tag überlappen die beiden Zeiger einer Uhr? Job: Product Manager
Antwort: 22 mal, via Wikianswers:
0:00, 1:05, 2:11, 3:16, 4:22, 5:27, 6:33; 7:38, 8:44, 9:49, 10:55, 12:00, 13:05, 14:11, 15:16, 16:22, 17:27, 18:33, 19:38, 20:44, 21:49, 22:55

8. Erkläre die Bedeutung von “DEAD BEEF” Job: Software Engineer
Antwort: DEADBEEF ist ein hexadezimal Wert, der früher in Mainframe Umgebungen genutzt wurde, der leicht gefunden werden konnte, wenn bestimmte Speicherabschnitte in HEX Dumps durchsucht wurden.
Wikipedia dazu:

“0xDEADBEEF (“dead beef”) is used by IBM RS/6000 systems, Mac OS on 32-bit PowerPC processors and the Commodore Amiga as a magic debug value. On Sun Microsystems’ Solaris, it marks freed kernel memory. On OpenVMS running on Alpha processors, DEAD_BEEF can be seen by pressing CTRL-T.[3]“

9. A man pushed his car to a hotel and lost his fortune. What happened? (diese Frage ist wahrscheinlich ein Wortspiel, daher lasse ich die auf Englisch stehen) Job: Software Engineer
Antwort: He landed on Boardwalk.

10. Du willst prüfen, ob Dein Freund Bob Deine richtige Telefonnummer hat, Du kannst Ihn jedoch nicht direkt fragen. Du musst die Frage auf eine Karte schreiben und diese Eva geben. Eva wiederum trägt die Karte zu Bob und bekommt von Ihm die Antwort, die sie zu Dir bringt. Was musst Du auf die Karte schreiben, neben der Frage, um sicherzustellen, das Bob die Nachricht so verschlüsseln kann, dass Eva Deine Telefonnummer nicht lesen kann? Job: Software Engineer
Antwort: Du könntest Bob bitten Dich zu einer ganz bestimmten Uhrzeit anzurufen, ODER Du verlangst von Bob eine Prüfsumme. Bitte Bob alle Ziffern Deiner Telefonnummer zu addieren, die Summe auf der Karte zu hinterlassen und Dir diese zu übermitteln.

11. Du bist Kapitain auf einem Piratenschiff und Deine Crew darf darüber abstimmen, wie das Gold aufgeteilt wird. Wenn weniger als die Hälfte der Piraten mit Dir übereinstimmen, stirbst Du. Wie würdest Du das Gold aufteilen, so dass Du noch immer einen guten Anteil der Beute bekommst, aber überlebst? Job: Software Engineer
Antwort: Du verteilst die Beute gleichmäßig zwischen den oberen 51% der Besatzung.

12. Du hast 8 Bälle von gleicher Größe, 7 von ihnen haben das gleiche Gewicht, nur einer wiegt etwas mehr. Wie kannst Du feststellen, welcher ball der schwerere ist, wenn Du nur eine Waage zur Verfügung hast, die Du lediglich zwei Mal benutzen darfst? Job: Product Manager
Antwort: Nimm 6 der 8 Bälle und pack jeweils 3 auf jede Seite der Waage. Wenn der schwerere Ball nicht unter diesen 6 Bällen ist, weißt Du, dass er unter den übrigen 2 ist und du kannst diese beiden wiegen und den schwereren finden. Wenn der schwerere Ball unter den 6 anderen ist, weißt Du nun in welcher 3er Gruppe er ist. Aus diesen drei Bällen wählst Du 2 aus und wiegst sie ein zweites Mal. Ist der schwerere Ball dabei, siehst Du es jetzt, zeigen beide Bälle das gleiche Gewicht, ist es der übrig gebliebene.

13. Du bekommst 2 Eier. Du bekommst Zugang zu einem 100-stöckigen Gebäude. Die Eier können SEHR hart oder SEHR empfindlich sein, das heißt es kann sein, es zerbricht beim kleinsten Fall, es kann aber auch sein, dass es einen Sturz aus dem 100. Stock übersteht, Du weißt es nicht. Du sollst herausfinden, welcher der höchste Stock dieses Gebäudes ist, aus dem ein Ei geworfen werden kann, ohne dass es zerbricht. Die Frage ist, wieviele Versuche du brauchst um diese festzustellen, Du darfst während dessen jedoch maximal 2 Eier zerbrechen. Job: Product Manager
Antwort: Bei einem 100-stöckigen Gebäude benötigt man maximal 19 Versuche. Zuerst lässt Du ein Ei alle 10 Stockwerke fallen, also auf Etage 10, 20, 30 und so weiter. Im schlechtesten Fall zerbricht es erst im 100. Stock, was 10 Versuche ergibt. Dann lässt Du das zweite Ei in jedem einzelnen Stockwerk fallen, ausgehend von 10 weniger dem Stockwerk, wo das erste zerbrach, also: Etage 91,92,93 und so weiter, bis es zerbricht. Im schlechtesten Fall geht das bis Etage 99, Du hast dann also noch einmal 9 Versuche gebraucht, macht ingesamt 19 Versuche.

14. Erklär eine Datenbank in 3 Sätzen Deinem 8 jährigen Neffen. Job: Product Manager
Antwort: Die Idee hinter diese Frage ist es festzustellen, ob der Kandidat auch Komplexe Themen leicht und verständlich darstellen kann. Wie wäre es damit:

“Eine Datenbank ist eine Maschine die sich viele Informationen über viele Dinge merken kann. Die Menschen nutzen diese Maschinen um sich besser an solche Informationen erinnern zu können. Und jetzt geh raus, spielen!”

15. Du wirst auf die Größe eine Cent Stücks geschrumpft, deine Masse verändert sich dabei proportional, um Deine ursprüngliche Dichte beizubehalten. Du wirst dann in einen leeren Mixer geworfen, die Klingen werden in 60 Sekunden anfangen sich zu drehen. Was tust Du? Job: Product Manager
Antwort: Hier geht es einzig und allein um eine kreative Antwort. Wie wäre es damit zu versuchen, den Motor zu sabotieren?

… und wem das jetzt noch nicht reicht, der findet hier noch 140 weitere Google Interview Fragen (in Englisch).

15 Fragen aus Google Interviews (plus den dazugehörigen Antworten) is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

These days i have received the link of academicearth.org. A site with “Thousands of video lectures from the world’s top scholars.”. Quite interesting i thought, and gave it a try with videos about:

Psycology:

History:

and Physics:

Like Rob, i’m an TED-addicted. Therefore it is really hard to convince me replacing my for-TED-preserved-time with ohter stuff. But academicearth definitely has the potential to do so. Beside speakers of Yale, MIT and Stanford, you’ll get access to lectures of Harvard, Berkeley and Princeton. Most of the lecutres can be downloaded as video (mp4) or audio (mp3) file or embed them in your site as we did.  Votings and the creation of your favorites is possible as well.

Totally awesome! Especially for going much more deeper in detail than TED, academicearth.org is worth a look. No doubt, here comes not a TED-replacement, here comes a very valuable addition. Congrats to such an ambitious asimpressive project!

I hope we can see lectures from German univerities as well in the future. The Technical  University of Ilmenau in Thuringia has experimented with lecture streams,  but afaik there are no complete semestres available.

Academicearth.org – How to catch up missed Lectures is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

“Oh no! Not another boring PowerPoint presentation! My eyes, my eyes…!!!”

How much does it suck to be in the audience for yet another drawn-out, boring, lifeless slideshow? Worse yet, how much does it such to be the one giving it?

The truth is, bad PowerPoint happens to good people, and quite often the person giving the presentation is just as much a victim as the poor sods listening to her or him.

Here are ten tips to help you add a little zing! to your next presentation. They are, of course, far from comprehensive, but they’re a start. Feel free to share your own tips in the comments.

1. Write a script.

A little planning goes a long way. Most presentations are written in PowerPoint (or some other presentation package) without any sort of rhyme or reason.

That’s bass-ackwards. Since the point of your slides is to illustrate and expand what you are going to say to your audience. You should know what you intend to say and then figure out how to visualize it. Unless you are an expert at improvising, make sure you write out or at least outline your presentation before trying to put together slides.

And make sure your script follows good storytelling conventions: give it a beginning, middle, and end; have a clear arc that builds towards some sort of climax; make your audience appreciate each slide but be anxious to find out what’s next; and when possible, always leave ‘em wanting more.

2. One thing at a time, please.

At any given moment, what should be on the screen is the thing you’re talking about. Our audience will almost instantly read every slide as soon as it’s displayed; if you have the next four points you plan to make up there, they’ll be three steps ahead of you, waiting for you to catch up rather than listening with interest to the point you’re making.

Plan your presentation so just one new point is displayed at any given moment. Bullet points can be revealed one at a time as you reach them. Charts can be put on the next slide to be referenced when you get to the data the chart displays. Your job as presenter is to control the flow of information so that you and your audience stay in sync.

3. No paragraphs.

Where most presentations fail is that their authors, convinced they are producing some kind of stand-alone document, put everything they want to say onto their slides, in great big chunky blocks of text.

Congratulations. You’ve just killed a roomful of people. Cause of death: terminal boredom poisoning.

Your slides are the illustrations for your presentation, not the presentation itself. They should underline and reinforce what you’re saying as you give your presentation — save the paragraphs of text for your script. PowerPoint and other presentation software have functions to display notes onto the presenter’s screen that do not get sent to the projector, or you can use notecards, a separate word processor document, or your memory. Just don’t put it on the screen – and for goodness’ sake, if you do for some reason put it on the screen, don’t stand with your back to your audience and read it from the screen!

4. Pay attention to design.

PowerPoint and other presentation packages offer all sorts of ways to add visual “flash” to your slides: fades, swipes, flashing text, and other annoyances are all too easy to insert with a few mouse clicks.

Avoid the temptation to dress up your pages with cheesy effects and focus instead on simple design basics:

• Use a sans serif font for body text. Sans serifs like Arial, Helvetica, or Calibri tend to be the easiest to read on screens.
• Use decorative fonts only for slide headers, and then only if they’re easy to read. Decorative fonts –calligraphy, German blackface, futuristic, psychotic handwriting, flowers, art nouveau, etc. – are hard to read and should be reserved only for large headlines at the top of the page. Better yet, stick to a classy serif font like Georgia or Baskerville.
• Put dark text on a light background. Again, this is easiest to read. If you must use a dark background – for instance, if your company uses a standard template with a dark background – make sure your text is quite light (white, cream, light grey, or pastels) and maybe bump the font size up two or three notches.
• Align text left or right. Centered text is harder to read and looks amateurish. Line up all your text to a right-hand or left-hand baseline – it will look better and be easier to follow.
• Avoid clutter. A headline, a few bullet points, maybe an image – anything more than that and you risk losing your audience as they sort it all out.

5. Use images sparingly

There are two schools of thought about images in presentations. Some say they add visual interest and keep audiences engaged; others say images are an unnecessary distraction.

Both arguments have some merit, so in this case the best option is to split the difference: use images only when they add important information or make an abstract point more concrete.

While we’re on the subject, absolutely do not use PowerPoint’s built-in clipart. Anything from Office 2003 and earlier has been seen by everyone in your audience a thousand times – they’ve become tired, used-up clichés, and I hopefully don’t need to tell you to avoid tired, used-up clichés in your presentations. Office 2007 and non-Office programs have some clipart that isn’t so familiar (though it will be, and soon) but by now, the entire concept of clipart has about run its course – it just doesn’t feel fresh and new anymore.

6. Think outside the screen.

Remember, the slides on the screen are only part of the presentation – and not the main part. Even though you’re liable to be presenting in a darkened room, give some thought to your own presentation manner – how you hold yourself, what you wear, how you move around the room. You are the focus when you’re presenting, no matter how interesting your slides are.

7. Have a hook.

Like the best writing, the best presentation shook their audiences early and then reel them in. Open with something surprising or intriguing, something that will get your audience to sit up and take notice. The most powerful hooks are often those that appeal directly to your audience’s emotions – offer them something awesome or, if it’s appropriate, scare the pants off of them. The rest of your presentation, then, will be effectively your promise to make the awesome thing happen, or the scary thing not happen.

8. Ask questions.

Questions arouse interest, pique curiosity, and engage audiences. So ask a lot of them. Build tension by posing a question and letting your audience stew a moment before moving to the next slide with the answer. Quiz their knowledge and then show them how little they know. If appropriate, engage in a little question-and-answer with your audience, with you asking the questions.

9. Modulate, modulate, modulate.

Especially when you’ve done a presentation before, it can be easy to fall into a drone, going on and on and on and on and on with only minimal changes to your inflection. Always speak as if you were speaking to a friend, not as if you are reading off of index cards (even if you are). If keeping up a lively and personable tone of voice is difficult for you when presenting, do a couple of practice run-throughs. If you still can’t get it right and presentations are a big part of your job, take a public speaking course or join Toastmasters.

10. Break the rules.

As with everything else, there are times when each of these rules – or any other rule you know – won’t apply. If you know there’s a good reason to break a rule, go ahead and do it. Rule breaking is perfectly acceptable behavior – it’s ignoring the rules or breaking them because you just don’t know any better that leads to shoddy boring presentations that lead to boredom, depression, psychopathic breaks, and eventually death. And you don’t want that, do you?

Reblogged from Stepcase Lifehack.

10 Tips for More Effective PowerPoint Presentations is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Guest author Scott Shane, Professor of Entrepreneurial Studies at Case Western Reserve University, writes in Guy Kawasakis blog about the top ten myths of entrepreneurship (love to type that word).

Quicky: Top Ten Myths of Entrepreneurship is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

With my thesis on e-learning finished I still have a huge interest the topic and on the question how to make online learning more effective. As e-learning is in many ways different from traditional learning you still try to reach the same goal: understand a topic, find a solution or just reach out for something new. John Wesley from Pickthebrain.com puts it this way: Effective online education goes beyond finding answers. It requires you to process numerous information sources, evaluate them based on credibility and relevance, and piece together a mosaic-like picture of the truth.

I would love to give out some parts of my thesis here but as it is locked under NDA I can’t give out anything here. Therefore I highly recommend John Wesleys article on How to Educate Yourself Online. Although you could write many books on the topic, this short article gives a brief but very good idea of the improvement process on online learning.

Link: Pickthebrain.com – How to Educate Yourself Online

How to make e-learning work. is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Recently I spoke about how to accept criticism but in fact criticism often comes from ourself and therefore the acceptance process is a little different… e.g. we can’t put up the question “how does my counterpart feel” or “why is he reacting in this way” because this is us… these are our own thoughts. But fear no longer, Tejvan Pettinger at the Pickthebrain blog wrote a nice article on The Art of Effective Self Criticism:

If you value your own progress, you need to learn how to criticise yourself. We are often eager to criticise others, but when it comes to criticising ourselves we are strangely reluctant. The art of self criticism is essential to learn ing from mistakes and gaining an improved perspective on life.

I absolutely understand that self-criticism might be the hardest criticism to discover, develop and work on. But handling it is definitely worth the effort as you can improve yourself in a tremendous way.

Link: Pickthebrain.com – http://www.pickthebrain.com/blog/the-art-of-effective-self-criticism/

Learn to use effective self-criticism. is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

A few weeks before I spoke about how to learn to accept criticism. I spoke with a few friends about this topic and most of them argued they’d have not only problems with the criticism itself but would bild up inner conflicts with themselves and the people giving the criticism. Matching this topic I just found an article in Scott Youngs blog about 7 strategies on how to handle conflicts. Scotts seven strategies are:

1. Know How holds the power
2. Become the meditator
3. Don’t allow passion to drown reason
4. Know whether the conflict is personal
5. Appeal to selfishness
6. Aplogizing isn’t losing
7. You can’t control both sides

Scott gives detailed explainations to all seven strategies and concludes with the fact that conflict are of course part of your life. Therefore: Avoidance and engagement are both poor strategies for managing conflict. Life is filled with conflicts that you will need to move past. Avoiding all of them would be neglecting your duty to yourself and others.

Link: Scott H. Young – 7 Strategies to Handle Conflict

How to handle conflicts. is a post from: emendatio Produktivitäts Blog