Susan Cain, Autorin von “Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking” (bzw die deutsche Version “Still. Die Bedeutung von Introvertierten in einer lauten Welt“, stellt in ihrem Artikel “The Rise of the New Groupthink” in der New York Times den gegenwärtigen Trend zur Kollaboration und permanenten Teamarbeit in Frage und beleuchtet die Gegenseite: Das Alleinsein, die Introvertiertheit. Wir greifen in diesem Beitrag ihre wichtigsten Aussagen mit dem Ziel auf, nicht blind der Teamworkeritis zu verfallen, sondern sich bewusst für oder gegen ein bestimmtes Maß “Team” zu entscheiden.

Groupthink - Ist die Gruppe immer besser als der Einzelne?

  Collaboration is in.

Teamarbeit ist zielführender, effektiver und vor allem ergiebiger als die Ergebnisse, die eine Personen allein erzielen kann. In unserer heutigen Welt, getrieben von ständig zunehmender Kommunikation über und in allem Kanälen, hat das Modell Teamarbeit Hochkonjunktur. Entscheidungen werden in Gruppen getroffen, Brainstormings werden abgehalten und vielen Firmen setzen auf “Collaboration”, wo immer möglich. Abgeschiedenheit und Alleinsein sind out.

  And the most spectacularly creative people in many fields are often introverted, according to studies by the psychologists Mihaly Csikszentmihalyi and Gregory Feist. They’re extroverted enough to exchange and advance ideas, but see themselves as independent and individualistic.

Die Mischung machts: Susan Cain spricht hier einen wichtigen Punkt an: es geht nicht um die absolute Betrachtung von Introvertiertheit oder Extrovertiertheit, sondern um das und. Die Kreativsten sind nicht extrovertierter als nötig, aber dennoch bis zu einem gewissen Grad extrovertiert. Cains Ansicht nach findet man die “Seeker” auch in den Religionen: Jesus, Buddah, Moses – sie gingen zunächst ihren Weg alleim, um danach die gewonnenen Einsichten mit der Gemeinschaft zu teilen.

 If you look at how Mr. Wozniak got the work done — the sheer hard work of creating something from nothing — he did it alone.

Apple, die nächste: Auch für dieses Thema muss – wie so oft – Apple als Beispiel herhalten. Susan Cain versucht, die andere Seite der Medaille des Erfolges zu betrachten, indem sie den Fokus von Steve Jobs auf Steve Wozniak lenkt. Wozniak, der Ingenieur, hat die großen Fortschritte Apples nicht in Gruppenarbeit und durch Abstimmungsprozesse bewerkstelligt, sondern durch Arbeit allein.

Der Trend, Büros offen zu gestalten, die Anzahl der Meetings und Konversationen zu steigern, nennt Cain “The New Groupthink”. Auch in Schulen die Orientierung am Gruppenlernen und den Projektgruppen erkennbar.

Ist Teamarbeit und Kollaboration also schädlich und sollte vermieden werden? Nein, dieser Ansatz ist zu radikal und viel zu sehr schwarz und weiß gedacht. Cain bringt es auf den Punkt:

But it’s one thing to associate with a group in which each member works autonomously on his piece of the puzzle; it’s another to be corralled into endless meetings or conference calls conducted in offices that afford no respite from the noise and gaze of co-workers.

Zusammenarbeit ist meist dann zielführend, wenn jedes Mitglied seinen ganz eigenen Teil zum Erfolg beitragen kann. Einer der Gründe liegt darin, dass man beim allein Arbeiten direkt an den für sich herausfordernsten Stellen eines Problems anpacken kann. Wenn man diese Stellen lösen kann, erzielt man auch den für sich selbst größten Fortschritt.

Conversely, brainstorming sessions are one of the worst possible ways to stimulate creativity.

Brainstorming ist einer der Aktivitäten, die vielen von uns sofort in den Kopf schießt, wenn das Stichwort Gruppenarbeit fällt. Susan Cain stellt die Produktivität und Sinnhaftigkeit von Brainstormings per se in Frage und führt auf, dass die Forschung genau das Gegenteil bewiesen hätte: Individuen erzielen qualitativ wie quantitativ bessere Ergebnisse. Zugrunde liegt dem das Phänomen, dass selbst motivierte Menschen in Gruppen nicht mehr Leistung als notwendig erbringen. Je größer die Gruppe, desto gravierender der Effekt.

To harness the energy that fuels both these drives, we need to move beyond the New Groupthink and embrace a more nuanced approach to creativity and learning.

Bei aller Kritik geht es Susan Cain nicht darum, Teamwork und Co. komplett abzuschaffen und ins Abseits zu bewegen. Im Gegenteil, sie argumentiert dafür sensibler dafür zu werden, wann Menschen sozialen Austausch und den Vorteil der menschlichen Interaktion genießen wollen und sollen, und wann man einfach mal allein sein muss um seine Produktivität zu entfalten.

Fazit: Der Artikel “The Rise of New Groupthink” in der New York Times regt an, einmal selbst über das eigene Verhalten im Bezug auf Gruppenarbeit und die Leistung des Einzelnen nachzudenken. Der Artikel macht neugierig auf Susan Cains bald erscheinendes Buch  ”Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking“, um mehr über ihre Argumentationen und die Hintergründe ihrer Behauptungen zu erfahren.

Sicherlich schafft sie hier einen starken Gegenpol zum allgegenwärtigen Gruppen- Collaboration- und Team-Trend. Doch sind es nicht genau solche Gegenstandpunkte, welche uns zu aufgeklärten Kennern eines Themengebietes reifen lassen? Können wir nicht erst dann einen sicheren eigenen Standpunkt festigen, wenn wir nach Abwägen verschiedener Meinungen uns selbst unser eigenes Urteil gebildet haben?

Genau dieser Gegenstandpunkt ist es, der das Buch “The Cult of the Amateur: How blogs, MySpace, YouTube, and the rest of today’s user-generated media are destroying our economy, our culture, and our values” von Andrew Keen so wertvoll macht. So kontrovers wie ich Keens Argumente als Bekenner von User Generated Content (nehmen wir nur diesen Blogbeitrag…) beim Lesen fand, so dankbar bin ich ihm nach vielen Überlegungen (allein wohlgemerkt) heute dafür, das Thema von genau seinem Standpunkt so kritisch beleuchtet zu haben. Ich stimme nicht in allen Punkten mit ihm überein, kann seine Argumentation aber gut nachvollziehen und finde sie teilweise auch berechtigt. Als großer Befürworter von Mindmaps und auch Brainstormings bin ich sehr gespannt, ob Susan Cains Buch eine ebensolche wertvolle Erweiterung des eigenen Horizontes zu sein vermag. Mein Interesse ist geweckt, das Buch auf meiner Wunschliste gesetzt.

Link: In “Ohne Großraum glücklich” hat sich auch auch Deutschlandradio Kultur mit Ihrem Buch “Still. Die Bedeutung von Introvertierten in einer lauten Welt” auseinandergesetzt

Alleinsein ist das neue Teamwork – “The Rise of the New Groupthink” is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Präsentieren – eine Kunst für sich: jeder von uns ist sicherlich schon über das eine oder andere Beispiel abschreckender Übernutzung von Powerpoint Effekten, Übergängen, Text und Grafikwirrwar gestolpert. Dabei sind die Grundregeln zur Erstellung einer guten Präsentation sehr einfach: Weniger ist mehr, konzentriere dich auf das Wesentliche.

Der Comedian Don Mc Millan greift in seiner Vorstellung “Life After Death by Powerpoint” genau diesen Punkt auf und zeigt humorvoll und abwechslungsreich, was nicht in eine Powerpoint – Präsentation gehört. Absolut sehenswert.

Die häufigsten Fehler in Powerpoint – Präsentationen: “Life After Death by Powerpoint” is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Zum Wochenende mal ein kleine Umfrage. Da ich selbst merke, dass ich im Gegensatz zu früher kaum noch meine RSS-Feeds checke, mal eine Umfrage wie das allgemein so aussieht. Bei mir ist mangelnde Zeit sicherlich ein Faktor, aber ich erhalte über Twitter & Co. eigentlich alle wichtigen Informationen auch so.

Ansonsten nutze ich aber den Google Reader als Stand Alone App über Fuid (Mac) bzw. Prsim (Win).

Umfrage: Wie oft checkt ihr eure RSS-Feeds? is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Heute möchte ich mal über eine Sache schreiben, die mir in letzter Zeit relativ häufig aufgefallen ist bzw. wirklich bewusst geworden ist. Berufsbedingt sitze ich ziemlich oft in Meetings und eigentlich geht es allen, bei denen das auch so ist wie mir. Man möchte die Punkte möglichst schnell und dabei so zielführend wie möglich behandeln.

Gerade bei externen Meetings holt man bei Erklärungen gern mal etwas weiter aus, wenn man ein Konzept zum ersten Mal vorstellt, oder sich nicht sicher ist, wie sehr sein Gegenüber in der Materie ist. Die Gefahr hierbei ist natürlich den Gesprächspartner massiv zu langweilen, so dass er im schlimmsten Fall komplett abschaltet.

Normalerweise sollte man hier so aufmerksam sein und versuchen sein Gegenüber so wahrzunehmen, dass man dies erkennt und entsprechend reagieren kann. Leider funktioniert das in der Praxis nicht immer so, wie es wünschenswert wäre. Gerade wenn man selbst in der rezeptiven Rolle ist, ist man hier ja relativ hilflos ausgeliefert.

Ich selbst habe bei mir festgestellt, dass ich relativ häufig ein kurzes “Verstanden!” fallen lasse, wenn ich das Thema erfasst habe und mein Gegenüber sich in Wiederholungen und Ausschweifungen verliert. Wirklich klar geworden ist mir das ganze allerdings erst, nachdem ich in einem größeren Meeting diese Aussage von jemand anderem gehört habe.

Auch wenn der Gesprächspartner hier in gewisser Weise unterbrochen und abgeschnitten wird, sollte man diese Aussage nicht als unhöflich oder negativ werten. Ganz im Gegenteil, es ist ein Geschenk im Sinne der Effizienz innerhalb eines Meetings. Der Gesprächspartner vermittelt so klar und deutlich, dass er den Sachverhalt erfasst hat und man weitermachen kann.

Natürlich kann es auch mal vorkommen, dass dem nicht so ist. Aber auch dann haben weitere Ausführungen wenig Sinn, da ab diesem Moment höchstwahrscheinlich auf Durchzug geschaltet wird. In jedem Fall empfiehlt es sich das Thema jetzt nicht mehr mit aller Gewalt auszuweiten, da es sonst neben reinem Abschalten auch zu einer deutlich schlimmeren Verärgerung führen kann.

Ist man sich vollkommen sicher, dass der Punkt nicht verstanden wurde, kann man ihn immer zu einen späteren Zeitpunkt und/oder durch eine clevere zusammenfassende Aussage oder Frage noch einmal ins Gespräch bringen.

In diesem Sinn: Verstanden?!

Meeting-Kultur: Verstanden!(?) is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Ich hatte heute erneut ein Telefoninterview und mir wurden einige interessante Fragen gestellt. Ich schreibe diese hier mal auf und es wär schön, wenn Ihr mir mal Eure Antworten darauf posten würdet. Meine Antworten werden ich natürlich gleich mal dazu packen – findet Ihr dann in den Kommentaren, bin sehr gespannt, was Ihr davon haltet. Los gehts.

1. Frage: Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?
2. Frage: Warum glauben Sie, dass Sie der richtige für die Stelle sind?
3. Frage: Nennen Sie einen Fehler, den Sie an sich selbst kennen.
4. Frage: Sie haben einen Konflikt mit einem Kollegen im Team, wie gehen Sie damit um?
5. Frage: Der Konflikt lässt sich nicht lösen, da der Kollege nicht einsichtig ist, schalten Sie Ihren Vorgesetzen ein?
6. Frage: Sie sitzen bei Günther Jauch, nur noch der Telefonjoker übrig, wen würden Sie anrufen,der sie am besten beschreiben könnte?
7. Frage: Nennen Sie mir einen sehr großen Erfolg und einen sehr großen Rückschlag in Ihrem Leben.

UPDATE: Wenn Ihr Beispiele für einen gut gelayouteten Lebenslauf / CV sucht, dann schaut am besten mal im emendatio blog: 36 großartige Lebenslauf / CV Vorlagen

UPDATE 2: Da dieser Beitrag zu Telefoninterview Fragen sehr häufig besucht wird, hier ein paar sehr gute weiterführende Links.

1. Vorbereitung auf das Jobinterview (deutsch)
2. Acht knifflige Interviewfragen (deutsch)
3. Fragen & Antworten im Bewerbungsgespräch (deutsch & englisch)
4. 50 Common Interview Questions & Answers (englisch)
5. Top 15 Internet Questions (englisch)
6. 10 Killer Job Interview questions and Answers (englisch)
7. Ten Tough Interview Questions and Ten Great Answers (englisch)
8. Interview Questions and Answers (englisch)

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Viele von uns verbringen täglich einen großen Teil ihrer Zeit am Rechner in ihrem Posteingang. Täglich kommen dutzende neue E-Mails an und es stellt sich die Frage: Wie kann ich meine E-Mails am sinnvollsten organisieren? Meist wird diese Frage in einem Atemzug mit der Frage nach der Besten Ordnerstruktur für  E-Mails in Outlook gestellt. Doch ist das der richtige Ansatz? Besonders nach langjähriger Tätigkeit haben sich einige von uns komplexe Ordnerstrukturen mit drei oder vier Unterordnern angelegt. Oft wird dabei akribisch  einsortiert und archiviert, aber viel zu häufig nicht hinterfragt, ob nicht das Einsortieren von E-Mails ineffizient und unproduktiv ist.

Mit Begeisterung habe ich danke dem Artikel “Studie zu E-Mail-Effizienz: Am besten alle in einen Topf” in iBusiness entdeckt, dass sich IMB Research diesem Thema gewidmet hat. Die Studie mit dem Titel “Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding” (PDF) kommt zu dem Schluss dass die Studienteilnehmer mit tiefer Sortierung oft ineffizient sind. Sie nutzen zwar ihre Ordnerstrukturen beim Wiederfinden, brauchen aber mehr Zeit fürs  Einsortieren als sie  später bei Wiederfinden einsparen können. Die Funktionen moderner E-Mail Clients wie Suche und Threading sind inzwischen so mächtig dass sie der manuellen Sortierung den Rang ablaufen. Dazu die Studie im Wortlaut:

People who create complex folders indeed rely on these for retrieval, but these preparatory behaviors are inefficient and do not improve retrieval success.

Ordnerstrukturen und E-Mails - auch Sortiern kostet Zeit

Der in der Studie als “preparatory behavior” bezeichnete Aufwand zum Einsortieren wird auch diesseits des großen Teiches oft unterschätzt.  Ordner sind eine komfortable Möglichkeit, E-Mails zu kategorisieren und zu ordnen. Aber bevor E-Mails in Ordner – manuell oder per Regel – einsortiert werden, sollte klar sein ob diese Ordner auch zum Auffinden von E-Mails wieder eingesetzt werden. Falls nicht, kann man sich den Ordner und damit Zeit sparen.

Kleiner Exkurs zum Thema Sortieren: Das Buch “A Perfect Mess: The Hidden Benefits of Disorder – How Crammed Closets, Cluttered Offices, and on-the-Fly Planning Make the World a Better Place” beschäftigt sich auch eingehend mit dem Thema und hinterfragt ob Ordnung und Sortiertheit immer “gut” und Unsortiertheit immer “schlecht” sind. Die Antwort ist eindeutig nein. Die Autoren David H. Freedman und Eric Abrahamson erläutern dies am Beispiel eines Kartenstapels. Wenn man für das Finden einer beliebigen Karte in

• einem unsortierten Kartenhaufen 10 Sekunden und
• in einem sortierten Kartenhaufen 5 Sekunden benötigt,

so scheint Sortieren Zeit zu sparen. Doch wer sortiert eigentlich den Kartenstapel? Denn der sortiert sich nicht von selbst. So lohnt sich das Sortieren der Karten erst dann, wenn man oft genug sucht um durch das schnellere Wiederauffinden das Sortieren selbst auszugleichen.

Nachtrag 1: Dies soll kein Aufruf zum Abschaffen der Ordner in Outlook sein, sondern für den effizienten Umgang mit diesen sensibilisieren. Ordner sind weder gut noch schlecht, es kommt auf deren Verwendung an. Auch wenn Day-Spotting die IBM-Studie (und den dazugehörigen Artikel auf  Spiegel.de) etwas anders interpretiert als wir, so findet sich im dortigen Post “Warum Ordner im E-Mail-Programm doch sinnvoll sind” eine sehr hilfreiche Auflistung von Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mail Ordnern.

Nachtrag 2: Den wahrscheinlich zeitsparendsten E-Mail-Ordner-Tipp für einen CC Ordner hat Robert bereits in einem Gastbeitrag auf Otto-Office.com gegeben:

Meine wichtigste Regel, die ich eingerichtet habe, ist die cc-Regel. In einen bestimmten Ordner gehen automatisch alle Emails, auf denen ich nur in cc bin. Diese lese ich mir nachmittags einmal alle durch. Wer etwas von mir will kann mich anrufen oder setzt mich in das Adressfeld.

E-Mails in Ordnern organisieren – sinnvoll oder nicht? is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Die Firma Atos Origin hat in einer Pressemittelung erklärt dass sie der wachsenden E-Mail-Flut einhalt gebieten will. Ziel ist es in drei Jahren in der internen Kommunikation komplett ohne E-Mails auszukommen. Grund ist die zunehmende Belastung der Mitarbeiter mit E-Mails:

Managers spend between 5 and 20 hours a week reading and writing emails

Ein ambitioniertes, aber deshalb nicht unerreichbares Ziel. Spannend wird es in drei Jahren, wenn man den “Datenmüll” in Kollaborationstools und sozialen Netzwerken bei Atos Origin mit dem heutigen Datenmüll in der E-Mail-Kommunikation vergleicht. Wird es eine Verbesserung geben?

He explains his ambition to eradicate all emails between Atos Origin employees by using instead improved communication applications as well as new collaboration and social media tools.

Quelle: Atos Origin Pressemitteilung

E-Mail-lose Firmenkommunikation bei Atos Origin in drei Jahren is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Endlich kann auch Facebook per Tastenkürzel bedient werden. Lifehacker.com hat eine schöne Übersicht über Shortcuts zum sozialen Netzwerk Facebook zusammengestellt.

Link: “Did You Know Facebook Has Built-In Shortcut Keys?” – lifehacker.com

Facebook mit Tastenkürzeln bedienen is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Das Büro ist der schlechteste Platz für das Erledigen der Arbeit, so die provokante Aussage von Jason Fried. In seinem Vortrag (zu finden auf Ted.com) rüttelt er an der blinden Akzeptanz von Meetings, vergleicht Arbeiten mit dem Schlafprozess und… schaut am besten selbst mal rein.
Darüber hinaus liefert er selbst ein interessantes Beispiel dafür, dass ein gehaltvoller Vortrag sehr wohl auf Folien verzichten kann. Auf den Inhalt kommt es an.

Videoempfehlung: Warum Arbeit nicht auf Arbeit erledigt wird is a post from: emendatio Produktivitäts Blog

Ist es Euch auch schon mal so gegangen, dass Ihr eine Email verschickt, darauf dann ewig keine Antwort erhalten habt und es Euch irgendwann mehr oder weniger zufällig wieder eingefallen ist? Mir ging es jedenfalls neulich erst wieder so und auf der Suche nach einer Lösung habe ich bei Lifehacker einen Link zu einem Lösungsvorschlag zu genau dieser Problematik gefunden. Das im Folgenden vorstellte System stammt aus der Feder von Tod Maffin und ich habe es entsprechend lokalisiert.

Er erklärt, wie man seine Gmail Oberfläche so konfiguriert, dass man wichtige versandte Emails nicht aus den Augen verliert. Dabei unterteil sich sein System in zwei Ebenen: zuerst muss Gmail vorbereitet werden, dies ist jedoch nur einmalig notwendig. Die zweite Ebene erklärt, wie das System im täglichen Email Gebrauch verwendet wird.

1. SETUP

1. Schritt: das 1 WARTEN Label erstellen.
In Gmail klickt Ihr oben rechts auf Einstellungen (settings) und dort auf Labels. Ein neues Label erstellt Ihr wie folgt:

1. gibt ein 1 WAITING und klickt auf erstellen (die 1 vor dem Label sorgt dafür, dass diese Label in Eurer Label Liste immer ganz oben steht und damit leichter zu finden ist)
2. Geht zurück zur Gmail Startseite (z.B. durch Klicken auf E-Mail oder das Gmail Logo oben links)
3. Auf der linken Seite sollte in Eurer Label Liste 1 WARTEN angezeigt werden. Weist diesem Label eine Farbe zu, ich empfehle weiße Schrift auf rotem Hintergrund für maximale Signalwirkung

2. Schritt: aktiviert Mehrere Posteingänge.
Um Eure gesendeten Emails am effektivsten im Auge behalten zu können, benötigt Ihr das Mehrere Posteingänge Feature aus den GMail Labs. Diese erreicht Ihr durch klicken auf das kleine grüne Reagenzglas ganz oben rechts auf der Gmail Startseite. Scrollt die List nach unten, bis Ihr das Mehrere Posteingänge Feature gefunden habt.

Klickt auf Aktivieren und ganz unten auf der Seite auf Änderungen speichern.

Geht jetzt wieder zurück in die Einstellungen und dort auf den Link Mehrere Posteingänge.
Tragt hier nun exakt die folgenden Daten ein:
is:1 WAITING — Achtung, hier ist kein Leerzeichen zwischen is: und 1.

Klickt auch hier wieder am Ende der Seite auf Änderungen speichern und kehrt dann zur Hauptseite zurück.

2. Anwendung

Da nun alles fertig eingestellt ist, zeige ich Euch, wie Ihr das Label im täglichen Email Verkehr anwendet.

1. Schritt: Emails wie gewohnt verschicken.

2. Schritt: Gesendete Emails mit dem WARTEN Label markieren.

1. Geht zu Euren Gesendeten Emails und sucht die eben verschickte Email
2. Markiert die Mail mit dem kleinen Haken im Kästchen links neben der Mail
3. Öffnet das Label Menü
4. Wählt das 1 Warten Label aus

Das war’s auch schon. Ihr solltet nun unter Eurem normalen Posteingang einen weiteren Bereich haben, in dem nur die mit 1 WARTEN markierten Emails warten. Ich mag diese Ansicht, da ich so alle wichtigen Emails immer im Blick behalte. Wenn jemand auf diese Emails antwortet, erscheinen sie gewohnt direkt in Eurem Posteingang, mit einem großen roten Label davor. Ihr könnt wie gewohnt auf die Mails antworten, solltet Ihr das Label nicht länger brauchen, könnt Ihr es einfach wieder über das Label Menü entfernen.

Viel Spaß damit!

GMail Tipp: Behaltet “Warten auf Antwort” Emails im Auge is a post from: emendatio Produktivitäts Blog